Operations & Administration Specialist (100%)

Über uns

Auxivo AG ist ein innovatives, wachstumsstarkes Technologieunternehmen, das 2019 als Spin-off der ETH Zürich gegründet wurde.

Unsere Mission: Wir unterstützen Menschen in körperlich anspruchsvollen Berufen mit tragbaren Exoskeletten – developed in Switzerland.

Unsere Produkte gewinnen weltweit an Aufmerksamkeit und kommen in verschiedensten Branchen zum Einsatz.

Für unseren Hauptsitz in Schwerzenbach suchen wir eine vielseitige Persönlichkeit als Operations & Administration Specialist, die dafür sorgt, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren – und gleichzeitig das Management bei organisatorischen und strategischen Aufgaben unterstützt.

Deine Aufgaben

Administration & Organisation

• Allgemeine administrative Unterstützung im Bereich Operations & Finance
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Stammdaten in ERP (Odoo)
• Unterstützung bei der Erstellung von Reports, Präsentationen und Prozessunterlagen
• Allgemeine Büroadministration (Empfang, Post, Telefon, Terminorganisation)

Operations

• Unterstützung bei der täglichen Auftragsabwicklung und Koordination operativer Prozesse
• Zusammenarbeit mit dem externen Fulfillment-Partner und der deutschen Tochtergesellschaft
• Kontrolle von Versandunterlagen, Lieferscheinen und Lieferstatus
• Urlaubsvertretung für Vertriebsinnendienst und Logistikkoordination

Finanzen & HR

• Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen (Kreditorenmanagement)
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und internen Abstimmungen
• Administrative HR-Aufgaben: Arbeitsverträge, Abwesenheiten, Spesen, Mitarbeiterdokumente

Eventorganisation

• Planung, Budgetierung und Durchführung von internen und externen Events
• Auswahl und Koordination von Dienstleistern
• Kommunikation und Einladungsmanagement
• Logistische Abwicklung
• Nachbearbeitung und Evaluation der Veranstaltungen

Management Assistenz

• Unterstützung des Managements bei organisatorischen und administrativen Themen
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Management-Meetings und internen Projekten
• Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Dokumentationen und Präsentationen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• 2–5 Jahre Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld (z.B. Operations, Administration, Office Management)
• Sprachen: Deutsch C2 / Muttersprache, Englisch C1, Französisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und ERP-Systemen (idealerweise Odoo)
• Hohe digitale Kompetenz und Interesse an modernen Tools (z. B. Automatisierung, KI, Datenmanagement)
• Selbständige, belastbare, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Startup-Mentalität: Du hast das Tagesgeschäft im Griff – und denkst gleichzeitig in Prozessen, Wachstum und Skalierung
• Interdisziplinärer Teamplayer mit positiver, pragmatischer und proaktiver Haltung

Was wir bieten

• Ein wachsendes Tech-Startup mit innovativen Produkten
• Viel Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management und dem gesamten Team
• Kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Feedbackkultur
• Moderner Arbeitsplatz in Schwerzenbach mit regelmässiger Tätigkeit vor Ort (mind. 80 %)
• Sehr gute Erreichbarkeit mit dem ÖV, kostenlose Parkplätze sowie kostenloser Kaffee und Tee
• Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektive, mit dem Unternehmen zu wachsen

Direktbewerbungen erwünscht – keine Vermittlungsagenturen bitte.